Et enklere barnehageliv uten papir

– Vi var ikke sene om å røske ut permene og gjøre plass til andre ting, nei, sier nestleder og pedagogisk leder i Almejordet barnehage i Ulsteinsvik, Lena Leikanger.

I vinter bestemte barnehagen seg for å oppgradere HMS-systemet og gjøre det enklere å følge opp og mer tilgjengelig for de ansatte.

– Det holder ikke at vi kaller personalet inn til møte for å informere om HMS en gang i året. Det er for tungvint og går i glemmeboken, sier daglig leder Sissel Helen Hasund.

Og de stappfulle permene byr ikke akkurat på seg selv. Valget falt på PBL Mentor, fordi barnehagen har brukt deres forrige system lenge.

HMS angår alle

Både leder og nestleder vektlegger viktigheten av et godt og ikke minst tilgjengelig HMS-system i barnehagene spesielt.

– Vi har et stort ansvar i barnehagen siden vi har med unger å gjøre. Et godt HMS-system er viktig for å vite at de ansatte og ungene har det så godt som mulig og at vi har et godt arbeidsmiljø. Det må fungere godt fordi HMS dekker alt av sikkerhet for alle her, sier Hasund.

– Har måten dere jobber med HMS på endret seg etter at dere fjernet permene?

– Absolutt. Vi har jobbet med HMS i mange år og gått på kurs hos PBL, som er leverandøren. Likevel hadde vi egentlig ikke helt forstått hvordan vi skulle gjøre det. Men nå kan alle bli en HMS-ekspert fordi de har tilgang på egne digitale flater, sier Hasund.

Tar tid

Leikanger legger til at det har vært mye arbeid, for gamle dokumenter må skannes og legges inn i det nye systemet. Men det er ikke uoverkommelig og Hasund synes det er betryggende å vite at alt er på stell.

– Det må bare prioriteres. Nå har alle ansatte egen innlogging og kan melde inn avvik og sjekke om avviket er meldt inn før av andre. De kan også følge avviket og gå inn og lese dokumenter og sjekklister som nå er lett tilgjengelig digitalt, i stedet for i permer på et kontor, sier Leikanger.

De er ikke helt i mål enda. Det mangler noe utstyr og det står enda en perm igjen i hylla som skal skannes. I tillegg skal alt som har med brann og  beredskap inn i det samme systemet.

– Det er ikke vanskelig å sette seg inn i og vi bruker kundeservice aktivt, ler Leikanger.

• LES OGSÅ: Tydelige ledere er den viktigste faktoren for å skape gode arbeidsmiljø.
• LES OGSÅ: – Tidlig innsats må prioriteres.

Ett klikk unna

Noe av det beste ved å gå papirløst, er den gode oversikten og tiden de sparer.

– Du klikker deg inn og der er det. Der vi før kunne lure på om avviket var meldt inn eller ikke, kan vi nå sjekke det med det samme, sier Leikanger.

Når det meldes om et avvik, får daglig leder automatisk et e-postvarsel og kan ta saken videre.

Melder flere avvik

– Meldes det inn flere avvik nå enn før?

– Ja, faktisk. Fordi det er lettere nå. Det gjelder ting som materielle skader, som for eksempel en ødelagt port, sier Hasund.

De synes systemet har blitt godt mottatt blant de ansatte, selv om ikke alle er helt fortrolig med den tekniske delen enda.

– Vi pusher ikke på. Det fine er at folk kan sitte i pausen eller hjemme og prøve seg fram og gjøre seg kjent. Siden de har egen innlogging, trenger de ikke være redde for å «ødelegge» noe som andre har gjort, sier Hasund.

Å gå over til et papirløst system, har de aldri angret på og anbefaler det varmt til andre.

– Det satt overhodet ikke langt inne, ler Lena Leikanger.

Vil du vite mer om HMS-arbeid? Les mer på Arbeidstilsynet, Regelhjelp.no og PBL Mentor.