Ville bli bedre på kommunikasjon – slik har de jobbet

– I et inkluderende arbeidsmiljø får alle den informasjonen de skal ha. Det bidrar til at alle kan gjøre en best mulig jobb og skaper forutsigbarhet for både ansatte og barn, sier assisterende styrer i Norlandia Svanevågen, Marianne Sæle.

Tidligere i høst var hun på Norsk barnehageforskningskonferanse for å fortelle om et samarbeid mellom barnehagen og NLA Høgskolen.

Partene har gått sammen om et utviklingsprosjekt hvor målet er å bedre kommunikasjonen og informasjonsflyten i barnehagen.

Fersk organisasjon

Norlandia Svanevågen gårds- og friluftsbarnehage så dagens lys høsten 2019, da Breivik barnehage ble virksomhetsoverdratt fra Øygarden kommune til Norlandia. Noen av de ansatte ble med videre etter eierskiftet og det var også en del nyansettelser, opplyser Sæle.

– Vi skulle finne vår retning og vår identitet som barnehage. Samtidig skulle vi implementere Norlandias konsepter.

Dette arbeidet var knapt kommet i gang da den ferske organisasjonen ble kastet ut i koronapandemien.

– Det ble en lang periode med små kohorter som gjorde det utfordrende å samarbeide på tvers av barnehagen. Etter pandemien kjente vi på at vi måtte legge ned en ekstra innsats for å bli til én enhet.

I 2022 søkte fireavdelingsbarnehagen derfor om deltakelse i Regional ordning for kompetanseutvikling i barnehage (Rekomp).

– I forkant av søknaden hadde vi gjennomført en rotårsaksanalyse som viste at utfordringene våre nesten alltid bunnet ut i kommunikasjon. Det var behov for bedre kommunikasjon mellom alle ledd: Mellom daglig leder og de ansatte, ansatte imellom og mellom avdelingene, forteller Sæle.

– Bedre sammen

Rekomp er en nasjonal satsing på regional kompetanseheving som skal bidra til at barnehager utvikler sin praksis i tett samarbeid med et universitet eller en høgskole. Satsingen er initiert og finansiert av Utdanningsdirektoratet.

– I tillegg til at barnehagene skal utvikle og forbedre praksis, skal partnerskapet også bidra til å styrke lærerutdanningene med reelle erfaringer fra praksisfeltet. Vi skal bli bedre sammen. Dette skal skje gjennom samskaping der vi lærer av hverandre og deler erfaringer, forteller høgskolelektor Hilde Sundnes ved NLA.

Hun deltok på konferansen sammen med Sæle.

– NLA har valgt å sende to høyskoleansatte til hver av barnehagene som vi deltar i Rekomp-arbeid med. Dette bidrar til nære relasjoner og reelt partnerskap.

Inkluderende arbeidsmiljø

Da Sundnes og kollegaen fra NLA møtte Norlandia Svanevågen for første gang i september 2022, var altså ønsket at barnehagen skulle bli til én enhet med god kommunikasjon og informasjonsflyt.

– Vi kom tidlig frem til at dette arbeidet ikke bare handlet om kommunikasjon, men også om arbeidsmiljø. For opplevelsen av å ikke få den informasjonen man trenger, kan gjøre at man føler seg utenfor, forteller Marianne Sæle.

Følgende problemstilling ble derfor utarbeidet for prosjektet: Hvordan kommunisere med hverandre for å fremme et godt og inkluderende arbeidsmiljø?

– Dette skal også komme barna til gode. God kommunikasjonen og tilstrekkelig informasjon gjør personalet tryggere i jobben sin, og gir større forutsetninger for å skape forutsigbarhet i barnas hverdag, sier Sæle.

For å kartlegge og bidra til å fremme et positivt samspill mellom barn og ansatte benytter Norlandia-barnehagene observasjonsverktøyet CLASS, opplyser hun.

LES OGSÅ:

Interne lærende nettverk i barnehagen: Er det en «tidstyv», litt «kaffeprat» eller skaper det utvikling, endring og kvalitet?

Forventningsavklaringer

I samarbeidet mellom høgskolen og barnehagen har formidling av eksisterende forskning og teori om kommunikasjon samt ulike kommunikasjonsøvelser, stått sentralt. Det samme har samtaler og utprøving av diverse tiltak for å bedre kommunikasjonen.

– NLA har vært med på planleggingsdager og personalmøter der de har bidratt med teoretiske innlegg, dialog og praktiske øvelser, og så har de tatt med seg erfaringene fra praksisfeltet tilbake til høgskolen, forteller Sæle.

I begynnelsen av prosjektet ble det opprettet en prosjektgruppe i barnehagen bestående av styrer og pedagogiske medarbeidere fra hver avdeling.

– Det er ofte de pedagogiske lederne som styrer prosjekter, men denne gangen ønsket vi at utviklingsarbeidet skulle ledes av de pedagogiske medarbeiderne, som er mest på avdeling og har færrest møtearenaer. Dette var blant annet for å få en mest mulig reel evaluering av kommunikasjonen og informasjonsflyten i barnehagen, forteller Sæle.

Samtlige ansatte har deltatt i utviklingsarbeidet, opplyser hun.

– Gjennom prosjektet har vi fått organisert møtevirksomheten vår enda bedre. Vi har hatt forventningsavklaringer til møter og informasjonsdeling: Det skal være verdt å måtte forlate avdelingen for å ha et møte, også for de som står igjen på avdelingen, sier Sæle.

– Vi har også gått igjennom kommunikasjonskanalene vi bruker: Hva fungerer, og til hvilket formål?

Bevisst på hva som kan skape misforståelser

I barnehagen er det mange tette relasjoner og man er avhengig av hverandre for å kunne gjennomføre planer og oppgaver, påpeker Hilde Sundnes.

– Arbeidspresset er stort, både på ledelsen og på de som står på gulvet og skal utføre arbeidsoppgavene med barna. Derfor er det viktig med god kommunikasjon, sa hun under konferansen.

Men hva er egentlig god kommunikasjon?

Det handler om å være bevisst på situasjon og kontekst, hvem vi kommuniserer med, og hva som kan skape misforståelser, påpeker høgskolelektoren.

Vi kommuniserer med mye mer enn bare ord. Det handler ikke bare om det man sier, men også om kroppsspråk, uttale og ansiktsmimikk, minner Sundnes om.

– En ting vi har snakket om i prosjektet, er at alle kommer fra et sted. I en barnehage jobber det mange forskjellige mennesker med ulik bakgrunn. Det er mange ting som påvirker hvordan vi er, hvordan vi kommuniserer og hvordan vi forstår og tolker informasjon, som for eksempel kulturell bakgrunn og utdanning.

– I barnehagen har man også ulike roller, og til disse er det knyttet ulike forventninger om hvordan du skal oppføre deg og til mulighetene du har til å påvirke de andre. Det følger også en del makt, rettigheter og plikter med de ulike rollene. Dette kan påvirke kommunikasjonen, når det gjelder hvem som sier hva og hvordan man snakker med hverandre, sier Sundnes.

Hva skal med til verdensrommet?

I Norlandia Svanevågen har de det siste året gjennomført mange ulike øvelser med mål om å bedre kommunikasjonen:

– Det er ganske enkle øvelser, men som samtidig viser hvor avansert kommunikasjon kan være, sier Marianne Sæle til barnehage.no.

Hun trekker frem en øvelse som går ut på å prioritere hva man skal ha med seg på tur til verdensrommet.

– Ingen av de ansatte hadde forkunnskaper som gjorde den ene bedre til å løse oppgaven enn den andre. Poenget var å øve på å argumentere for å kunne få til gode løsninger.

– Først skulle man lage en liste på egenhånd, og deretter som gruppe. Da måtte man diskutere og komme til enighet om hva som skulle prioriteres. Vi så at de som var gode på å argumentere for seg også måtte ta litt hensyn til de som ikke var like frempå, for man skulle jo enes om en felles liste. Vi erfarte også at det vi kom frem til som gruppe, var bedre enn løsningene de aller fleste kom frem til alene. Det er en veldig god tanke å ha med seg inn i barnehagehverdagen, sier Sæle.

Byttet roller

I en annen øvelse byttet de om på alle rollene i barnehagen.

– Styrer skulle ikke lenger være styrer, men ble flyttet lenger ned i hierarkiet. I stedet var det en av mellomlederne som inntok styrerrollen, forteller Sæle.

De ansatte skulle deretter gjennomføre en oppgave hvor de kun skulle følge hierarkiske ledd og kun kommunisere via Post-it lapper.

– En twist her var at «styrer» hadde fått mer informasjon om oppgaven enn de øvrige ansatte. Feilaktig antok hun at alle hadde samme informasjon, og dette ledet til utfordringer som måtte løses.

I denne prosessen oppsto det mange følelser, opplyser Sæle.

– Vi så at den enkelte på ulike måter mottok, tolket og handlet ut ifra den informasjonen man fikk. For vi fikk litt ulik informasjon. Mens noen lente seg tilbake og avventet mer informasjon, var noen veldig frempå og tok initiativ til å innhente informasjon. Det skapte mange stressende situasjoner for den utnevnte styreren, som for eksempel måtte omdirigere de som tok mest initiativ fremfor å prioritere å gi felles informasjon til alle, sier hun.

– Det ble litt kluss i kommunikasjonen og noen av oss satt frustrerte igjen. Samtidig fikk vi et godt bilde av hvilket ansvar vi selv tar for å innhente den informasjonen vi trenger i jobben.

LES OGSÅ:

Holder fraværet nede: – Vi velger å satse på de ansatte

Personalet tok seg god tid til å snakke sammen i etterkant, opplyser Sæle.

– Fordi dette hadde vært en lek, var det ufarlig å snakke om alle de ubehagelige følelsene som hadde oppstått. Det var en spennende øvelse som ga oss mange aha-opplevelser.

Målet med øvelsen var nettopp å gi oppmerksomhet til følelsene som manglende kommunikasjon og antakelsen om at «alle har fått det med seg», kan skape. Og oppmerksomhet til opplevelsen av at manglende informasjon ikke nødvendigvis handler om at «jeg holdes utenfor», fortalte Hilde Sundnes under konferansen.

– Travelhet og ørsmå forglemmelser kan være grunnen til at noen ikke får all den informasjonen de skulle hatt, sier hun.

– Større åpenhet

Nå er man kommet litt over halvveis i Rekomp-prosjektet som skal vare frem til sommeren 2024.

– Hva har dere erfart så langt?

– Vi gjennomførte en ståstedsanalyse både ved oppstart og midtveis i prosjektet. I midtveisevalueringen svarer personalet at de opplever kommunikasjonen og informasjonsflyten som bedre, forteller Marianne Sæle.

– Vi har blitt mer bevisst på hvordan vi kommuniserer med hverandre, hvordan vi innhenter informasjon og hvordan vi kan tolke et budskap på ulike måter.

Hun erfarer også at det er større åpenhet og økt relasjonelt mot i personalgruppa.

– Vi har utfordret hverandre på å snakke om hva som er utfordringene våre og hva hver enkelt kjenner på. Det oppleves som at alle har fått kommet mer frem med sine meninger, sier den assisterende styreren.

– Vi har også lagt litt føringer for informasjonskanaler som vi mener fungerer for oss. Og vi har fått en økt felles forståelse av møtevirksomhet og respekt for hverandres roller og oppgaver.

Hun forteller at de har blitt mer bevisst på å informere om hva som skjer på møter som ikke alle er med på.

– Dette handler om gjensidig respekt for de som skal lede og de som står igjen på avdelingene. De får informasjon og opplever at møtene er nyttige, sier Sæle.