Regnskap utgjør en betydelig kostnad for de fleste barnehager, og ikke minst et ekstraarbeid som mange helst skulle vært foruten. Jeg ønsker derfor å rette søkelyset på hvordan barnehager kan få bedre regnskapstjenester til en rimeligere pris, og kommer med tre gode råd til deg som daglig leder eller eier.
Som markedsansvarlig i Kolibrix snakker jeg ofte med daglige ledere om regnskap og styring. Selv om mange bruker regnskapstall og budsjetter aktivt som styringsverktøy, er ikke alle like lidenskapelig opptatt av dette temaet. De er interessert i pedagogikk, barns utvikling, helse og relasjoner, og det er jo denne kompetansen som gjør at norske barnehager jevnt over holder en så høy standard.
Det er samtidig flere gode grunner til å følge nærmere med på utviklingen i regnskapsbransjen. «Digitaliseringen», som det ofte snakkes varmt om, bidrar til bedre og billigere tjenester. Det handler om å bruke teknologi for å forenkle hverdagen og redusere kostnader, slik at barnehagene kan bruke mer tid og penger på det som er viktig, nemlig barna og de ansatte.
Gamle vaner er vonde å vende
Markeds- og bassengansvarlig i Kolibrix, Pål Idar Christiansen
Mange daglige ledere jeg snakker med er helt greit fornøyd med dagens regnskapsløsning, men arbeidet med å bytte kan virke veldig overveldende. Samtidig har det av og til utviklet seg et nesten personlig forhold mellom daglig leder og regnskapsfører. Det å bytte løsning blir nesten utenkelig, selv om det kan redusere barnehagens kostnader betydelig og gjøre hverdagen enklere.
Det er selvsagt viktig å ha et bra samarbeid, men man gifter seg ikke med regnskapsføreren sin. Det tar ikke mye tid å hente inn tilbud fra flere leverandører, og et eventuelt bytte av løsning kan med dagens løsninger gjøres veldig enkelt og raskt. I Kolibrix trenger vi kun å vite hvor mange barn og ansatte barnehagen har, så sender vi et helt uforpliktende tilbud.
Hva koster egentlig regnskap for en barnehage?
Det er det store tusenkronerspørsmålet! Det er en jungel av tilbud der ute, og generelt er min erfaring at det er svært vanskelig å få et tydelig prisforslag. Veldig mange opererer med timespris, men det åpner for et like vanskelig spørsmål: «Hvor mye tid går det egentlig med på å føre regnskap, betale lønn og fakturere for barnehagen min?» Eller: «Hvorfor betaler jeg 135 000 for regnskap, og ikke 80 000?»
Det som er sikkert er at en høy timespris gir regnskapsfører få insentiver til å bruk nye løsninger for å bli mer effektiv. Gamle vaner er vonde å vende for regnskapsfører også, spesielt når de tjener godt på at alt blir som det er. Dette ønsker vi i Kolibrix å gjøre noe med, og vi har laget en oversikt med anbefalte priser avhengig av barnehagens størrelse. Vi opererer dessuten med fastpris, som gjør at kostnadene blir langt mer forutsigbare for barnehagen.
Bransjespesifikk kompetanse og regnskapssystem er viktig
Flere daglige ledere jeg har snakket med er også opptatt av å beholde regnskapsføreren sin fordi vedkommende har lært seg bransjen og kjenner barnehagen. Det er ikke daglig leders oppgave å lære opp en ny regnskapsfører i barnehageøkonomi, men sånn trenger det heller ikke å være lenger.
Det finnes flere leverandører som spesialiserer seg på regnskap for barnehager, og vi i Kolibrix kjenner bransjen godt. Det gjør at vi kan bidra til å heve kompetansen i barnehagen, og være en sparringspartner for daglig leder. Vi bruker også et svært effektivt system som er skreddersydd for barnehagebruk. Det er dette som gjør at vi i Kolibrix, kan levere bedre tjenester til en lavere pris enn de andre.
Tre gode råd til deg som daglig leder eller eier:
Hent inn tilbud fra flere aktører og bruk disse i forhandlinger med nåværende leverandør, dersom du ikke ønsker å bytte. Hør eventuelt om det er enkle grep du kan gjøre for å spare regnskapsfører for kostbart merarbeid.
Få en fastpris med en klar beskrivelse av tjenester som er inkludert. Da vil det være enklere å sammenlikne ulike tilbud, og leverandøren vil ha sterkere insentiver til å jobbe effektivt og ta i bruk ny teknologi. Dette vil barnehagen kunne spare mye penger på.
Finn en regnskapsfører som kan barnehager. Barnehagesektoren skiller seg fra privat næringssektor på flere områder, og det er ikke daglig leders jobb å lære opp regnskapsfører. Det er også en stor fordel at systemet som brukes er tilpasset barnehagens styringsbehov.
Hvorfor velge Kolibrix?
Du får et system som er skreddersydd for barnehager, forenkler hverdagen din og gir deg bedre kontroll.
Fordi vi bruker teknologi til å automatisere regelstyrte oppgaver jobber vi svært effektivt. Det betyr lavere kostnader for barnehagen din, uten at det går på bekostning av service.
Du får alltid fastpris og en tydelig beskrivelse av hva som er inkludert i prisen.
Du får en regnskapsfører med høy kompetanse fra barnehagesektoren, som vil bidra med kompetanseheving i din barnehage.
